住所録の列の作り方
年賀状の宛名印刷に使う住所録は、1行に1人（1世帯）、項目ごとに1列が基本です。テンプレートは次の列にしています。
| 列 | 入れるもの・ポイント |
|---|---|
| 姓・名 | 分けて入れます。宛名で姓と名の間を空けたり、連名で名前だけ並べたりできるようになります。 |
| セイ・メイ | 並べ替えや検索用のフリガナです。 |
| 敬称 | 様・殿・先生・御中などをリストから選びます。 |
| 連名1・連名2 | 家族の名前だけを入れ、敬称はそれぞれ隣の列に入れます。 |
| 郵便番号 | 文字列として入れます（先頭の0が消えないように）。 |
| 住所1・住所2 | 住所1に番地まで、住所2に建物名・部屋番号を入れます。 |
| 会社名・部署・役職 | 仕事関係の宛名用です。 |
| 喪中・今年送った・今年届いた | ○を付けて管理します。 |
連名の入れ方
夫婦や家族に1枚で出すときは、筆頭の人の姓・名を「姓」「名」に入れ、家族は名前だけを「連名1」「連名2」に入れます。敬称は「連名1敬称」「連名2敬称」の列に分けて入れておくと、宛名印刷で名前と敬称の位置がそろいます。1つのセルに「太郎様 花子様」のようにまとめて入れると、印刷で位置がずれる原因になります。
住所を2列に分ける理由
はがきの宛名は縦書きになることが多く、マンション名などの建物名は改行して書くのが一般的です。「住所1」と「住所2」に分けておくと、宛名印刷で建物名が自動で2行目に入ります。1列にまとめて入っている住所録は、住所の分割で番地と建物名を分けやすくなります。
Wordのはがき宛名印刷で住所録を差し込む手順
- Wordを開き、［差し込み文書］タブ →［はがき印刷］→［宛名面の作成］を選びます。
- ウィザードに従って、はがきの種類（年賀はがき）、縦書き・横書き、フォント、差出人を選びます。
- 住所録の指定で「既存の住所録ファイル」を選び、作ったExcelファイルを指定します。
- 宛名面に住所録の内容が差し込まれるので、1件ずつ表示を確認してから印刷します。
列の名前がWordの想定と違うと、住所や連名が入らないことがあります。その場合は［差し込み文書］タブの［差し込みフィールドの挿入］や「フィールドの対応」で、住所録のどの列を使うかを指定してください。喪中の人は、Excel側でフィルターをかけて外しておくか、Wordの［アドレス帳の編集］でチェックを外します。
古い住所録を整えるコツ
- 郵便番号だけ・住所だけの行……郵便番号⇔住所 一括変換で、足りない方をまとめて埋められます。
- 姓と名が1つのセルに入っている……氏名を姓と名に分割で2列に分けられます（スペースなしも可）。
- フリガナがない……氏名のフリガナ一括でセイ・メイを付けられます。読みは必ず確認してください。
- 郵便番号や電話番号の先頭の0が消えた……電話番号のハイフン整形は消えた0を補います。郵便番号は郵便番号⇔住所で7桁にそろいます。
- 年賀状ソフトから書き出したCSVが文字化けする……文字化け直しで文字コードを変換してからExcelで開きます。
どのツールも、入力した住所や名前はブラウザの中だけで処理され、サーバーには送信されません。
年賀状ソフトで使うとき
多くの年賀状ソフトは、CSV形式の住所録を読み込めます。Excelの［ファイル］→［名前を付けて保存］で「CSV（コンマ区切り）」として保存し、ソフトの住所録の読み込み（インポート）機能で取り込んでください。取り込むときに、住所録のどの列をソフトのどの項目に入れるかを選ぶ画面が出るのが一般的です。
住所録ができたら：年賀状の印刷をまとめて頼むならPR
自宅のプリンターで刷る手間やインク代が気になる場合は、ネットの年賀状印刷サービスに頼む方法もあります。住所録のデータを渡して宛名まで印刷してもらえるサービスもあります（対応や料金は各サービスでご確認ください）。
※このセクションは広告です。テンプレートとツールは無料のまま使えます。
よくある質問
テンプレートは無料で使えますか？
はい。登録も不要で、個人・仕事どちらでも自由に使えます。
スマホでも使えますか？
テンプレートはExcel形式（.xlsx）なので、ExcelやGoogleスプレッドシートのアプリで開けます。宛名印刷はパソコンのWordで行うのが確実です。
喪中の人を印刷から外すには？
「喪中」の列に○を付け、Excelのフィルターで○以外を表示してから保存するか、Wordの［アドレス帳の編集］で該当する人のチェックを外してください。